Tietosuojaseloste​

REKISTERINPITÄJÄ
Insplan Oy
Varikkotie 2
06150 Porvoo
p. 020 775 6320
info (at) insplan.fi
www.insplan.fi

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tuomas Puranen
tietosuoja (at) insplan.fi

REKISTERIN NIMI
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan henkilörekisteri.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (”ilmoittajansuojelulaki”) 1171/2022 ja EU-direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (”Whistleblower-direktiivi”) 2019/1937 edellyttävät ilmoituskanavan, jonne lain tarkoittamalla tavalla voi tehdä ilmoituksia havaitsemistaan rikkomuksista ja väärinkäytöksistä tai niiden epäilystä.

Insplan käsittelee henkilötietoja ilmoittajansuojelulain tarkoittamia tarkoituksia varten. Kaikista ilmoituksista tehdään tarpeellinen tutkinta ja selvitykset, joiden perusteella päätetään jatkotoimista. Henkilötietoja käsitellään sähköisesti. Ilmoitusten käsittelyyn voidaan ilmoittajansuojelulain mukaisesti nimetä tapauskohtaisesti asian selvittämiseen liittyviä asiantuntijoita ja muita käsittelijöitä. Ilmoituksiin sisältyviä henkilötietoja käsitellään ilmoittajansuojelulain salassapitosäännökset huomioiden.

ILMOITUSKANAVA
Insplan käyttää ilmoituskanavana Office365-ympäristössä olevaa Microsoft Forms -pohjalla olevaa ”Anonyymi ilmianto” -lomaketta.

Kumppaneille ja muille yrityksen ulkopuolisille henkilöille ilmoittaminen tapahtuu linkistä:
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=w9W7nTvY3kyxhF6iDfqQ8yRtx507ia5JjwGZtW4fYXdUOFFESE1LV1hVUEhVMFdQQTNDSExLTEcxQi4u

Insplanin omat työntekijät pääsevät ilmoittamaan anonyymisti yleisen ilmoituslinkin lisäksi myös Intranetin kautta:
https://insplan.sharepoint.com/sites/Intranet/SitePages/Anonyymi-ilmianto.aspx

Ilmoituslinkki löytyy lisäksi ainakin Insplanin eettisistä ohjeista sekä Insplanin internet sivuilta yhteystiedot osiosta.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri sisältää ilmoittajan ilmoituksessa yksilöitäviä henkilötietoja, joita voivat olla muun muassa seuraavat henkilötiedot:

  • Ilmoittajan (rekisteröity) perustiedot kuten nimi, yritys ja yhteystiedot.
  • Ilmoituksen kohteena olevan henkilön (rekisteröity) perustiedot, kuten nimi, asema yrityksessä ja yhteystiedot.
  • Ilmoituksessa yksilöitävien kolmasien tahojen (rekisteröity), kuten todistajien ja asiantuntijoiden perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot.
  • Muut ilmoittajan ilmoituksessaan antamat henkilötiedot ja tiedot itsestään, ilmoituksen kohteesta ja ilmoituksen liittyvästä kolmannesta tahosta, kuten todistajasta tai ilmoittajan avustajasta.
  • Muut henkilötiedot ja tiedot, joita ilmoituksen käsittelyssä asianosaisten kanssa käytävässä vuoropuhelussa ja asianosaisten mahdollisen kuulemisen yhteydessä Insplanille asianosaisilta kertyy.

ILMOITUKSIEN KÄSITTELY
Ilmoitukset käsittelee Insplanin HSEQ-asiantuntija Tuomas Puranen. Ilmoituksista tulee ilmoitus käsittelijän sähköpostiin.

Ilmoitukset voivat olla erityyppisiä tai koskea eri henkilöitä, joten ilmoitus käsitellään tapauskohtaisesti. Tarvittaessa pyydetään konsultaatiota tarvittavilta henkilöiltä organisaation sisältä tai ulkopuolelta.

Käsittelyn etenemisestä voidaan informoida ilmoituksen jättäjää esimerkiksi ilmoituksen käsittelijän sähköpostista. Ilmoitukset ja niiden käsittelyä koskeva aineisto arkistoidaan Sharepoint-järjestelmään asiaa varten luodulle yksityiselle kanavalle.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään ilmoittajalta, ilmoituksen kohteena olevalta henkilöltä ja ilmoitukseen liittyviltä kolmansilta tahoilta, kuten todistajilta ja asiantuntijoilta ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Ilmoittajansuojelulain mukaan henkilötiedot on poistettava viiden (5) vuoden kuluessa ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa säädetyissä poikkeustilanteissa. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä.
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille, ellei viranomaistoimet niin edellytä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Rekisteritiedot ovat vain Insplan Oy:n omaa käyttöä varten.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteriä säilytetään asianmukaisesti ulkopuolisilta suojattuna lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Lisäksi yhteystietoja säilytetään sähköisesti suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin ja järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo laki tietojen luovuttamisesta. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt.

Ilmoituksiin on oikeutettu pääsemään vain HSEQ-asiantuntija. Tekninen mahdollisuus ilmoituksiin on päästä yrityksen IT-tuella sekä tietoturvaa yleisesti koordinoivalla Miikka Träskelinillä. Heillä ei ole kuitenkaan oikeutta tai suoraa mutkatonta pääsyä ilmoituksiin.

ILMOITTAJAN SUOJA
Ilmoituksia koskee ilmoittajan suoja, joten jos ilmoitus tehdään nimettömänä, niin ilmoitusta ei voi jäljittää ilmoituksen lähteeseen. Ilmoittaja voi kirjoittaa nimensä tai muita tietoja ilmotukseen niin halutessaan. Mitä enemmän informaatiota antaa, niin sitä helpompaa ilmoituksien käsittely on. Ilmoittajaa informoidaan ilmoituksen käsittelyn etenemisestä lain mukaisesti, mikäli yhteystieto on selvillä.

Ilmoituksiin ei voi lisätä liitetiedostoja, joten niihin ei voi jäädä vahingossa mitään metatietoja. Mikäli ilmoittajan yhteystieto on ilmoituksessa mukana, niin ilmoittajan henkilöllisyys pidetään vain ilmoituksen käsittelijöiden välisenä. Ilmoittajaa kohtaan ei voi käynnistää vastatoimia lain mukaisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, jollei ilmoittajansuojelulaissa toisin ole säädetty.

MUUT OIKEUDET
Yritys pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Yritys sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Tämä on Insplan Oy:n ”ilmoittajansuojelulain” 1171/2022 ja EU:n ”Whistleblower” direktiivin 2019/1937 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 14.6.2023 Viimeisin muutos 3.1.2024.